2018年自考《文書與檔案管理》練習試題及答案

　　大事記：

　　答：大事記是按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。

　　組織沿革：

　　答組織沿革是系統(tǒng)記載一個機關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的—種參考資料。是我們研究事業(yè)單位史、地方史、革命史以及各種專業(yè)史的重要參考資料。

　　二、填空題

　　1、文書轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件： 辦理完畢 、 保存價值 、 系統(tǒng)整理 、

　　移交歸檔 。

　　2、公文結(jié)構(gòu)的必備要素主要包括 公文標題 、 正文 、 成文日期 、

　　公文制發(fā)責任者 。

　　3、歸檔文件管理工作由檔案室完成，文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門應在每年 1至2月份 月將文件向檔案室移交。

　　4、《歸檔文件目錄》的主要組成部分是： 案卷目錄 、 卷內(nèi)文件目錄 。

　　5、單份文件整理的檔號章欄目包括 全宗號 、 類別號 、 保管期限

　　、 年度 、 機構(gòu) 、 件號 。

　　6、文件歸檔范圍劃分的原則是(1)“以我為主”，以本單位工作活動為主;

　　(2)“有文必檔”與“有檔不歸”

　　7、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對外發(fā)文的文種主要有

　　13 種。

　　8、案卷標題是由 作者 、 通訊者 、 問題 、 時間 、

　　名稱 、 地區(qū) 等要素構(gòu)成的一個大詞組。

　　9、當前，歸檔整理方法主要有兩種： 立卷法 、 單份文件歸檔 。

　　10、收文中需要歸檔的主要有： 一是針對本機關(guān)的來文，即本機關(guān)是文件的主送機關(guān) 、 二是來文內(nèi)客與本機關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)。這部分主要指上級業(yè)務(wù)指導機關(guān)或本行業(yè)主管部門的文件 、 三是來文內(nèi)客與本機關(guān)業(yè)務(wù)工作無關(guān)，但本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的。

　　三、判斷題

　　1、成套的會議文件應全部歸檔，可按同一期限統(tǒng)一編制檔號。( X )

　　2、上級業(yè)務(wù)指導機關(guān)制發(fā)的普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，本單位有具體貫徹意見的，存入定期30年。( X )

　　3、已在本單位檔案軟件系統(tǒng)處理流轉(zhuǎn)完畢的文件，只須將其電子版本歸檔即可。( X )

　　4、在單份文件整理方法中，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件可作為一件來處理。(√ )

　　5、本單位的會計年報應列入文書檔案的歸檔范圍。( √ )

　　四、簡述題

　　1、文件與檔案的聯(lián)系

　　答檔案的前身是文件材料，文件的歸宿是檔案。

　　(1)文件與檔案是同一事物在不同階段上的稱呼;

　　(2)檔案是歸檔后經(jīng)過篩選、經(jīng)系統(tǒng)整理的的文件。

　　2、列入長期保管為檔范圍的文件材料主要內(nèi)容

　　答1)、本機關(guān)制定的法規(guī)性政策性文件材料;

　　2)、本機關(guān)召開的重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料;

　　3)、本機關(guān)職能活動形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

　　4)、本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免、獎懲、人員名冊等文件材料;

　　5)、本機關(guān)有關(guān)土地、房屋等重要合同協(xié)議、資產(chǎn)憑證性材料;

　　6)、本機關(guān)反映單位基本歷史面貌的文件材料;

　　7)、關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、指示;

　　8)、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料

　　9)、同級、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示及本機關(guān)的批復材料。

　　3、簡述單份文件整理的流程

　　1)、收 集：收集應歸檔的文件材料，齊全完整

　　2) 歸檔判斷: 判斷文件是否歸檔, 依照歸檔范圍,慎重決定文件去留

　　3) 確定期限: 確定歸檔文件的保管期限, 準確客觀

　　4)分 類：年度-機構(gòu)(問題或文號)-期限，分類方法科學、適用，保持相對穩(wěn)定

　　5)編制頁碼

　　6)裝訂

　　7)排序

　　8)蓋檔號章

　　9)電腦著錄

　　10)裝盒排架

　　11)打印目錄

　　12)編制檢索工具

　　4、歸檔說明的主要內(nèi)容

　　(1)本單位基本情況(單位名稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、工作職能、年度工作概況);

　　(2)組織機構(gòu)設(shè)置、主要領(lǐng)導人任職等及其變化情況

　　(3)本年度文書立卷情況(立卷工作的組織、文件完整性、數(shù)量、存在問題)

　　五、論述題：(給出要點，學生分析論證，以便給分)

　　1、淺談高校檔案的利用與保密性原則

　　檔案的利用和保密性在高校檔案管理工作中起著相當重要的作用。高校人事管理部門是收集和管理高校教學科研人力資源財富,傳播檔案信息,為教學、科研提供原始的人才憑證,維護歷史真實面貌的重要基地。近年來,作為高校人事管理部門每年都會收入大量的、具有很高的學術(shù)研究和科技開發(fā)價值的人力資源信息。因此,做好高校人力資源的保密工作至關(guān)重要。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙;領(lǐng)導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，不可偏頗。

　　人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案的保密性是由它的政治性、機密性所決定的。人事檔案從產(chǎn)生之日起，就為一定的階級所掌握，為一定的社會制度服務(wù)或為一定的集團所利用。在社會主義條件下，人事檔案的存在與發(fā)展是無

　　產(chǎn)階級的政治和國家根本利益需要，它是黨和國家干部、人事工作的重要組成部分，是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

　　1、關(guān)于檔案利用的分析與探索

　　1.1檔案的開放工作

　　1.2檔案利用的監(jiān)督工作

　　2、關(guān)于檔案保密性原則的分析與論述

　　2.1 關(guān)于檔案保密性原則的概念論述

　　2.2 關(guān)于檔案保密性原則的重要性

　　2.3 電子檔案為檔案的保密性原則和檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)

　　3、關(guān)于協(xié)調(diào)檔案利用和檔案保密性原則之間關(guān)系的一些措施

　　3.1 普及檔案管理以及檔案利用、保密原則的相關(guān)知識，讓人們能夠充分認識到其中的厲害關(guān)系

　　3.2 加強《檔案法》、《憲法》等法律法規(guī)中關(guān)于檔案的法律規(guī)定或者是法律條文的宣傳與推廣

　　3.3對外公布檔案開放的消息以及范圍，擴大檔案利用的范圍提高利用的效率

　　3.4 提高檔案的收集力度，用與時俱進的眼光看待檔案管理

　　2、淺談檔案編研工作的意義

　　答檔案編研工作是檔案管理中一項獨立的業(yè)務(wù)工作，對于開發(fā)檔案信息資源，做好檔案工作具有重要的意義。

　　第一、是檔案館(室)主動地、系統(tǒng)地、廣泛地提供利用的一種有效方式。

　　第二、是提高檔案館(室)工作總體水平的重要途徑。

　　第三、是保護檔案原件和長遠流傳檔案文獻的有效措施。

　　1、編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務(wù)于社會各項事業(yè)，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。

　　2、編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務(wù)時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。

　　3、開展檔案編研工作，可以擴大檔案工作部門在社會上的影響力。通過編研工作，向社會提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。

　　4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動”，“抗戰(zhàn)時期的講稿、詩文”，“鼠疫及預防措施”等重大歷史事件的專題資料，都是對廣大公眾，特別是青少年進行愛國主義的生動教材。

　　5、檔案編研工作有利于做好統(tǒng)戰(zhàn)工作。檔案中有許多彌足珍貴的歷史資料，其中不乏個人的檔案資料，這些檔案的主人在當時往往是有一定影響的人物，現(xiàn)在他們的子孫遍布祖國各地。通過編研工作，把這些檔案信息提供給他們的后代，使其更加了解祖輩的情況，從而與之交友，建立友誼，互通信息，獻計獻策，為地方經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實意義。